Warum mich collaborative Work langsam zur Verzweiflung treibt

Mein Rechner fährt hoch. Die kleine baue Wolke „ Synology Cloud Station drive“ zeigt, dass auch hier jetzt Verbindung besteht. Schnell mal ein paar Dateien in MS OneDrive und dropbox bereitgestellt. Dann die Proton Anwendung gestartet, um ein Projekt zu koordinieren.
Es kommt eine Einladung zu MS SharePoint. SharePoint taugt nichts schallt es aus dem Hintergrund. Kommt Ihnen davon etwas bekannt vor?

Auf facebook preist ein Bekannter gerade dapulse an… nur 2h später erreicht mich der nächste Post eines anderen – Asana ist die ultimative Wahl.
Eines haben diese Tools alle gemeinsam: Sie kommen ganz cool und modern daher und wollen dabei helfen unsere Zusammenarbeit zu verbessern.
Schöne Neue Welt.
Ganz nebenbei erschreckt mich erneut, dass ich seit meiner Recherche nach diesen Tools vermehrt posts zu collaborative working tools erhalte. Vermutlich selektive Wahrnehmung. Vielleicht sollte ich mich mal mit Bitrix24 beschäftigen?

Doch wobei helfen uns Collaborative Working Tools? Was unterstützen sie in der Zusammenarbeit? Im Kern wird ein physischer Gruppenarbeitsplatz elektronisch abgebildet. Es steht allen Beteiligten ein Strukturangebot für Daten nebst Bearbeitungswerkzeugen zur Verfügung auch der Workflow kann abgebildet werden. Und wie im wahren Leben sieht der Arbeitsplatz bei jedem etwas anders aus.
Ganz praktisch eigentlich -wie soll einen das in die Verzweiflung treiben?
Wenn alle Beteiligten in der Software geübt sind und sich an die Regeln der APP (z.B. Disziplin bei der Bedienung) halten – Wundervoll. Doch habe ich genau das noch niemals erleben dürfen. In Extremfällen kommen auf fünf verschiedenen anderen Medienkanälen die Beiträge der Ungeübten dazu.
Kollaborative Arbeit schafft ein  soziales System, das durch eine gemeinsame Software mit Zugriffsberechtigung definiert ist. (Herr Luhman schaut mit wachem Auge.)
„Ich komme da gerade nicht rein. Irgendwas geht da wohl nicht. Melde mich gleich per PN“ Da war doch Disziplin bei der Bedienung angesagt?

IT muss verfügbar (und wiederherstellbar) sein, wenn mit ihr Ergebnisse erreicht werden sollen, sonst gerät das kleine  soziale System aus den Fugen.
Ist dieses Vertrauen in die IT oder in die einzelne collaborative APP nicht da, wirkt sich das in der Regel auf die damit verbunden Strukturen und vielleicht sogar auf die Identifikation mit dem Unternehmen, mit der eigenen Arbeitsgruppe oder mit Arbeitsinhalten aus. Das wirkt sich wiederum auf das Vertrauen aus… ein Teufelskreis. Zum Verzweifeln. (siehe Dreieck der Zusammenarbeit)
Bei uns waren in der letzten Woche durch Stromausfall 20 TSD Haushalten vom Netz getrennt. Dadurch fielen auch mein Internetzugang und die Telefonie aus. Zum Verzweifeln. Ich konnte nur abwarten und mich fragen, was Stromausfall wohl mit systemisch zu tun hat und wen das wohl interessieren müsste.

Kollaborativ zu arbeiten heißt, ein STORMING durchlaufen zu haben, an dessen Ende u.a. ein NORMING auf eine gemeinsam zu nutzenden App stattfindet. Sonst muss man einfach weiter machen wie gewohnt. Aus folgende Vorschlägen können Sie wählen (STARK GEKÜRZT. Es gibt mehr als 300 Apps für kollaboratives Arbeiten):

Clarizen, dapulse, Wrike, Asana, eXo Platform, Azendoo, Confluence, AnswerHub, BoostHQ, MyHub, Zoho Docs, TurboMeeting, Tallium, Active Collab, Co:tunity, Filestage, XaitPorter, Sapenta Smartworking Platform, Huddle, SpiraTeam, Slack, Evernote Business, Basecamp, Wrike, GoToMeeting, HootSuite, WebEx Meeting Center, TeamViewer, GenieBelt, RationalPlan, Glip, Join.Me, ReadyTalk, Priority Matrix, Wunderlist, Bitbucket, ClickUp, UpWave, Hightail, Yammer, Hyphen, BigWave, Projectplace, XWiki, Hive, Airtable, MangoApps, VersionOne, Hiver, ProofHub, Hibox, Team on the Run, Enablement, Gruveo, Mithi SkyConnect, BlueJeans Video Communications, Loomio, The Lean Office, … Natürlich mit unterschiedlichen Schwerpunkten

Doch damit nicht genug. Sobald man sich auch hier geeinigt hat, kann es sein, dass man feststellt, eine Insellösung geschaffen zu haben (trotz IT-Strategie):
„Wir nutzen SpiraTeam. Das müsstet Ihr Euch dann installieren!“  Und noch eine APP.
Wer als Team mit anderen Teams zusammenarbeiten möchte stellt häufig fest, dass auch hier erst einmal eine Einigung auf die gemeinsame software notwendig ist. Beständiges Einarbeiten in neue APPS hält den Kopf frisch. Dieses Phänomen gibt es nicht nur zwischen unterschiedlichen Unternehmen – auch innerhalb von Konzernen ist das keine Seltenheit.
Wie schnell war da früher das Ergebnisprotokoll, das einfach in einem gemeinsamen Ordner abgelegt wurde. Die Einigung darauf ging ungleich schneller. Möglicherweise war es auch sicherer. Ist Nord Korea nicht der größte Hersteller von „collaborative Apps“?

Zukunftsprognose
Es könnte möglich sein, dass sich maximal fünf verschiedene Apps mit unterschiedlichen Schwerpunkten durchsetzen. Kostenfrei oder mit Gebühr? Vermutlich kostenfrei, da niemand auf ein Tool, das noch etwas kostet, wechseln würde. Wie finanziert sich dieses Tool? Womöglich als Werbung für die Herstellermarke (Added value).
Doch es wird noch interessanter. Die KI wird Teil des collaborative working. Am Anfang noch als Unterstützung, später als vollwertiger Ersatz der Human Resources.
Da die KI ja alles richtig gut macht, gibt es in der Zukunft auch keinen Grund mehr zu verzweifeln.
Denn irgendwie wird rückblickend „collaborative work“ wohl nur die modische Vorliebe einer kurzen Zeitspanne sein.

(Anmerkung: Dieser blog Beitrag wurde unter anderem mit folgenden Modellen strukturiert: Teamphasen nach Tuckmann, Dreieck der Zusammenarbeit der Neuen Hamburger Schule.
Beides Teil der Ausbildung zum Systemischen Management Coach-SMC)